Un Transfert : Quelle Organisation !


Que cela soit un transfert administratif, industriel ou informatique, cela exige une organisation qui ne s'improvise pas et il y a un travail en amont à mettre en oeuvre.
Voici quelques pistes pour vous guider dans vos démarches.

J-3 à 6 Mois : ORGANISATION

Inventaire des besoins en transfert :
1) Inventaire : Qualification et quantification des biens à déménager.
2) Aspects techniques : Relevé du matériel, des contraintes horaires et techniques.
3) Définition des attentes : Répartition des tâches entre les professionnels du déménagement et l'entreprise cliente.
4) Etude des plans d'implantation : Définir les nouveaux postes de travail, l'agencement, les étages et les accès.

Analyse des besoins d'archivage :
1) Repérage et quantification des archives.
2) Archivage : Réalisation de l'inventaire détaillée ou non de vos archives. Prise en charge de vos documents et stockage sur site sécurisé.
3) Rationalisation des aires de rangements : Numérisation des documents et optimisation de votre gestion documentaire par un accès dédié sur internet dans sa globalité ou partielle, selon vos attentes.

Reprise/ Destruction des obsolètes :
1) Définition des éléments obsolètes.
2) Choix de la mise au rebut ou de la destruction des biens.
3) Certificat de destruction : le professionnel du déménagement peut vous fournir un bordereau de destruction de vos déchets.

Audit informatique pour les serveurs :
1) Définition des objectifs et des enjeux : Etude faisabilité et d'opportunité (salle informatique, consolidation, plan de secours).
2) Analyse : Définition des procédures techniques, inventaires des serveurs et de leurs périphériques, analyse des fonctionnalités de chaque serveur.
3) Sécurisation du système d'informations.

Etablir un appel d'offre

J-3 Mois à 1 Jour : PRéPARATION

Choisir le professionnel qui effectuera votre transfert de bureaux

Mise en place d'une cellule de pilotage transfert :
1) Coordination : Déléguer un responsable au sein de votre entreprise qui se chargera du bon déroulement de votre déménagement. Il sera en étroite collaboration avec le technicien représentant les déménageurs.
Désigner les personnes présentes sur le transfert.
Réunion de chantier, d'informations et de pilotage avec les services concernés.
Vérification contradictoire des inventaires de départ.
2) Assurance : 3 Types d'assurance s'offrent à vous. La Garantie Responsabilité Contractuelle (aucun document supplémentaire n'est nécessaire cette garantie) ; Dérogation totale aux limitations de Responsabilité Contractuelle (cette garantie vous permet de personnaliser la valeur totale et les valeurs unitaires des biens à déménager) ; Garantie Dommage (mieux garantir vos biens, les valeurs de dépréciation liées à la vétusté sont plus faibles que dans le cas d'une garantie à responsabilité contractuelle).
Pour les archives : une garantie limitée à une valeur de reconstitution (frais de support, de recherche et de copie) de 535€/m3.

Autorisations administratives :
1) Voiries : Demandes de stationnement, accessibilité des moyens de transport.
2) Signature du plan de prévention du site : Mise en place des plans d'implantation, fléchage des différents sites.
3) Définition du moment du transfert : Jour, nuit ou WE. Estimation des heures ou journées de travail à effectuer.

Moyens humains et matériels :
1) Quantification des moyens nécessaires : Astreinte de matériel et maintenance ponctuelle.
2) Réservation des plannings : Validation du planning d'intervention et mise en place d'un micro-planning.

Planning par phase :
1) Mise en place des procédures de recette : Définition des éléments : adresse, étage, effectif. Edition d'un plan du site d'arrivée. Volume à transférer. Date et heure du transfert. Moyens matériels utilisés par jour. Constitution et encadrement des effectifs mis en oeuvre.

Livraison des emballages et des étiquettes :
1) Emballage des dossiers personnels et petits équipements de proximité : Livraison des cartons, cartons informatiques, bacs, caisses confidentielles.
2) Identifier la destination précise de l'objet transféré : Inventaire et étiquetage du mobilier, des cartons, du matériel informatique et ses périphériques.
Une méthodologie de codification et de repérage mise en place avec vos services.
3) Définition de la phase prévue : Anticipation de toutes les phases de protection, de conditionnement possible, pour optimiser le transfert et respecter l'ensemble de vos contraintes.

Jour J : TRANSFERT

Protection du site :
1) Les sols peuvent être protégés ainsi que les murs, les arêtes et les parois des ascenseurs, des halls et des couloirs de circulation.
2) Les chariots de transport utilisés sont adaptés et ne laissent pas de traces sur les sols.

Démontages/emballages :
1) Personnels spécialisés et qualifiés : en fonction des postes, chaque déménageur est employé à une tâche spécifique, des techniciens qualifiés interviendront pour la partie informatique.
2) Sécurité des biens et des personnes : un matériel spécifique est utilisé (cartons pour informatique à écran plat ou cathodique, flight cases pour les serveurs, pochettes bulles pour la connectique, housses polyéthylènes pour les écrans).
3) Transport : Tous les véhicules sont adaptés aux accès, aux volumes, poids et fragilité des objets à transférer.

Transfert des documents en étagères :
1) Mise en armoire roulante et/ou en cartons étiquetés sur roll.

Transport :
1) Chargement des camions par une équipe de professionnels, éventuellement suppléée par des spécialistes poids-lourds.
2) Rotation de camions capitonnés entre le site de départ et d'arrivée.
3) Déchargement par équipe spécialisée.

Informatique :
1) Inventaire du matériel, emballage spécifique et étiquetage : contrôle de l'inventaire, création d'un dossier de suivi (fiche serveur, Pc), logiciel dédié au transfert et à l'inventaire, arrêt des serveurs, déconnexion et dérackage.
2) Sur le site d'arrivée, les postes sont reconnectés et reparamétrés selon les besoins : Le professionnel porte une attention toute partculière à l'ergonomie du poste et des serveurs, le redémarrage, paramétrage et les tests de tous le système informatique dans son nouvel environnement.
Un compte-rendu d'intervention vous sera remis en fin de mission.

Installation :
1) Le mobilier est déballé, remonté et installé selon les plans d'implantations.
2) Les documents sont remis selon étiquetage dans l'ordre exact du point de départ.

BILAN POST TRANSFERT

Une fois l'emménagement dans vos nouveaux locaux terminé, nous faisons le tour des implantations avec vous afin de valider la fin du transfert.
Une lettre de voiture, sur laquelle vous pouvez émettre vos réserves, est alors signée contradictoirement avec vous.
Une équipe peut se tenir à votre disposition pour réaliser les dernières modifications d'implantations.

Gestion des déchets :
1) Déchets communs : Les professionnels reprennent les déchets communs pour une mise en déchetterie.
2) Déchets EEE : Les professionnels vous accompagnent dans la valorisation et le traitement des anciens équipements électroniques et électrique dans le respect des normes et directives actuelles (EEE).
3) Déchets spéciaux : Les professionnels peuvent enlever vos déchets spéciaux et les transporter dans un centre spécialisé afin qu'ils soient traités dans le respect des normes et directives actuelles.
4) Destruction : A votre demande, les professionnels peuvent vous fournir un bordereau de destruction de vos déchets.

Je tiens à remercier le responsable des transferts au siège social de l'enseigne « les Bretons » qui a bien voulu parfaire mes connaissances.

Conditions générales applicables aux déménagements administratifs, industriels, aux opérations de tranferts et de manutentions